IACC inicia proceso de modernización de sus procesos de documentación de Matrículas

¡Adiós a los papeles! Esa es la promesa que la unidad de Matrícula de IACC ha hecho suya gracias a la puesta en marcha del servicio de digitalización de información.

Asistidos por la empresa Microsystem, una de las líderes del mercado en su categoría, el equipo dependiente de la vicerrectoría de Administración y finanzas inició el proceso que, en su primera etapa, incluye la digitalización de los contratos de matrícula.

Patricio Alvear, Jefe de Matrícula y Gestión Financiera Estudiantil, explica que la puesta en marcha de este proyecto permitirá mejorar los tiempos de gestión operativa de la unidad, reducir el espacio de almacenaje de documentos y optimizar el tiempo laboral de los colaboradores dedicado a la búsqueda de información. “Para una institución que imparte programas de estudio online, es de vital importancia contar con herramientas tecnológicas que faciliten nuestra gestión y mejoren el servicio que entregamos. De allí nace la necesidad de tener digitalizada toda la documentación que genera la institución y, en este caso, empezamos con los contratos estudiantiles” –sentencia Alvear.

Para el profesional, este proyecto es un importante avance en la optimización de la gestión operativa de su área, agradeciendo la confianza que la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, liderada por Yulia Kosteva, entregó a la iniciativa, “creyendo en el proyecto y visualizando el potencial de mejora en la entrega del servicio al estudiante” – comentó.

Entre las tareas que el equipo de Matrículas debió asumir para llegar a implementar esta primera fase del proyecto, se cuentan la clasificación e indexación de documentos, el ordenamiento de la documentación por cajas y códigos, y el establecimiento del sistema de control de la digitalización. Todo ello implicó un fuerte compromiso del equipo de trabajo, que Patricio Alvear resaltó: “todo el equipo tuvo que redoblar esfuerzos para continuar con el trabajo cotidiano y asumir los procesos que demandó la puesta en marcha de esta mejora. Sin su valiosa colaboración y trabajo, el éxito de la implementación no habría sido posible”.